ひたすら更新するアラサー http://winahomenow.com My WordPress Blog Wed, 01 Feb 2017 09:32:54 +0000 en-US hourly 1 https://wordpress.org/?v=4.7.3 グループウェアの電子メール機能 http://winahomenow.com/?p=20 http://winahomenow.com/?p=20#respond Thu, 26 Jan 2017 03:32:19 +0000 http://winahomenow.com/?p=20 グループウェアは、その名が示す通り、業務をグループで行うことをサポートする様々な機能をまとめているツールになります。

グループウェアが開発されたばかりの時期の頃から搭載されている機能が社内のコミュニケーションを活発にする電子メール機能と掲示板の機

能で、情報をグループで共有するのをサポートするファイル共有機能や回覧板の機能など搭載されています。

それ以外にも、オフィスの業務の効率を向上させる機能など、非常に様々なメリットを与えてくれます。

電子メールの機能はオフィスが広いアメリカで開発されています。個室で業務をこなしていることが少なくないため、コミュニケーションを取るときには手紙などでやり取りすることがほとんどという状況でした。

その環境が社内ネットワークやインターネットが発展するにつれて電子メールに進化していったのです。

ですので、電子メールの機能は、日本にあるオフィスは狭いから使用される機会が少ないであろうと、予測されていました。

日本は管理者も一緒に机を隣接させて業務をこなしているのにもかかわらず、電子メールの機能はあっという間に日本の会社にも浸透していきました。

そして、コミュニケーションをとるのに欠かせないツールにまで発展し、今や電子メールのサーバが停止したら業務に支障をきたすほどになっています。

グループウェアの電子メール機能は直接会話するのとは違い、やり取りがデータとして残すことができ、書類を使ってやり取りするより簡単です。

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接続が頻繁に切れないグループウェアの稼働率は高い http://winahomenow.com/?p=17 http://winahomenow.com/?p=17#respond Thu, 26 Jan 2017 03:31:37 +0000 http://winahomenow.com/?p=17 グループウェアがユーザーの作業能率アップに寄与できるのは、利用者たちの端末がネットワークに接続されているからです。

利用していると意識する回数は少なくなりがちですが、
双方向の意思疎通を実現させるためには絶えず通信できなくてはいけません。

ユーザーが調べ物に没頭するべく検索するネットワークの延長線上に接続する方法は、グループウェアのシンプルな運用を可能にします。

ところが、グループウェアが売上管理などコア業務の一端を担っていると好ましくない構成と言えます。

世界中が繋がるネットワーク網に接続した端末でグループウェアを使えるようになれば、利便性が向上する反面セキュリティ対策が煩雑になるからです。

外部からの不正なデータ閲覧を防ぐ手立てを何重にも備える必要があるために、
運用に割く人員が多くなります。

他方で接続できない場合の対応方法をユーザーに啓発することも、
グループウェアを運用する人の大切な仕事です。

トラブルが起こる度にユーザーから呼び出されると、
機器のメンテナンスなど安定的な接続に貢献する作業が滞ります。

迅速に接続再開を図れるマニュアルを整備しておくことは、
問題発生時点で居合わせた人だけで対処する基礎を作ります。

誰でも手順に沿って作業できる資料が理想なので、
推敲を重ねて完成度を高める取り組みがカギを握ります。

試供品の完成で立ち止まるのではなく、常に改善点を求めて接続の安定化を図るのが管理者に求められることです。

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グループウェアの導入の仕方 http://winahomenow.com/?p=14 http://winahomenow.com/?p=14#respond Thu, 26 Jan 2017 03:31:06 +0000 http://winahomenow.com/?p=14 グループウェアはwebサーバを利用したタイプが一般的になってきており、インストールも簡単に行えるように工夫されてきています。

インストールについてはWebサーバ設定後にユーザー環境でインストーラーを動かすだけですが、
事前にMYSQLなどのデータベースの設定が必要なケースもあります。データベースについてはSQLITEなどを利用するケースもあり、
ユーザー数によって変わってくるのが一般的です。グループウェアをインストールした後は各クライアントPCやマックからwebブラウザでアクセスして利用します。

一般的には管理ツールもウェブ化されているので使い勝手が格段に良くなっています。

また、スマートフォン対応も進んでいるのでPCやMac同様にスマートフォンでもほとんどの機能が使えるのが特徴です。

グループウェアではファイル共有機能も利用されることが多くなっていますが、ファイル共有だけではなく、
ビュワーを搭載されていることが増えており、外部ツールを利用せずにWORDやパワーポイントファイルを開けるツールも増えています。

中には編集にも対応してきたいるツールも多く、使い勝手がめざましく進んでいます。

カレンダー機能などの一般的なグループウェアのツールについては外部ツールとの連携が進んでいます。
カレンダー機能などは外部のツールからのデータの取り込みだけではなく、相互に編集できるようになるなど利便性の向上が行われています。

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グループウェアについて http://winahomenow.com/?p=11 http://winahomenow.com/?p=11#respond Thu, 26 Jan 2017 03:30:30 +0000 http://winahomenow.com/?p=11 会社や部署などのグループ全体で使うメールやスケジュール表・アドレス帳

・掲示板などのツールをグループウェアと言います。

グループ活動を支援するための機能ばかりで、
コミュニケーションの活性化や情報共有を支援し、グループの仕事を効率化してくれるのです。

スケジュール表を見ることでそれぞれの予定がすぐ把握でき、会議の日程調整もスムーズです。

伝えたい内容があればいっせいにメール送信すればよいのです。
無駄な仕事が減り、業務が効率化するのです。

メモを机に残したりということもなくなりあらゆる業務が電子化するので、
ペーパーレスとなりオフィス美化と環境保護にもなるのです。

グループウェア導入方法は、以前は専用ソフトをインストールしなければならず初期投資として大きな費用が発生していました。

しかしながら最近はクラウドを利用したグループウェアが主流です。

アカウントを作成するだけで利用開始でき、初期費用は不要です。
毎日使うものだけに、使いやすさが決め手となります。

便利そうだからとさまざまな機能が含まれているものを導入しても使いこなせません。

まずはメールやアドレス帳などの基本機能だけのもので、
無料のお試し期間を設けているものを選び、実際に試してみましょう。

それから導入する方が失敗が少なくて済みます。グループのさまざまな情報が入っている以上、
データの安全性も重要です。サイバー攻撃や大規模災害への対策がどうなっているのか、
バックアップ体制が取れているかなどチェックしておきましょう。

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グループウェアの使い方次第で生活がもっと便利に http://winahomenow.com/?p=8 http://winahomenow.com/?p=8#respond Thu, 26 Jan 2017 03:29:57 +0000 http://winahomenow.com/?p=8 グループウェアとは、企業内でグループを作り内部の社員などの報告、連絡、相談の「ホウレンソウ」を円滑

に行うことに特化したソフトウェアのことです。普通のSNSとは違い、企業内でのやり取りを行うのに好まれているのは理由があります。

それらをここで説明、紹介していこうと思います。
それではまず、SNSとの大きな違いを説明していきます。

SNSと大きく違うところ、それは「自由度の違い」にあります。

SNSは情報を発信するために作られたソフトウェアですが、
グループウェアの場合は情報を共有するために作られたソフトウェアとなっているため、そういった部分に特化しています。

さらにUI(ユーザーインターフェイス)の良さや無駄なデザインを省いているため見た目もすっきりとしており、
他者の製品とも連携をとることのできるソフトウェアまで存在します。

UIとは、ユーザーの使いやすい機能、ボタン配置などで誰でも気軽に使用できるように考え作られた機能的デザインのことをいいます。

グループウェアをうまく使うことで社内の情報の共有、さらに勤怠管理まで社内の重要事項を容易に行うことができます。

今後IT業界でこれらを使う機会は多くなると思います。
さて、ではこれだけ便利なグループウェアを生活の中にどのように取り入れることができるでしょうか。
特徴は情報の共有が瞬時に行え、互いに管理しやすい、という点に着目すると身近なグループ内での連絡ツールとしてもってこいですね。
重要な連絡、雑談などこのソフト1つで全て行うことができます。

項目ごとにページを分けることもできるので、重要な連絡と雑談がごちゃまぜになることもありません。

企業にとって非常に便利なのがこのグループウェアですが、日常生活でも非常に役にたつと確信しています。
これを機に一度ダウンロードしてみてはいかがでしょうか?

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最近のグループウェアについて http://winahomenow.com/?p=5 http://winahomenow.com/?p=5#respond Thu, 26 Jan 2017 03:29:17 +0000 http://winahomenow.com/?p=5 組織内部で情報を共有したり、予定を刷りあわせるのに欠かせなくなってきたのがグループウェアです。集団の内部で会議の時間調整を行えるスケジューリング機能や

会議室予約の一括化を図れるなどのメリットはもちろんのこと、

社内ネットワーク上で音声通話、チャットやファイルのやり取りなどが行えるなど、

グループウェアの機能も多様化してきています。

 

従来、自身の所属しない部署のスケジュールを把握したり、

調整を行うのは部署を横断して交渉や折衷を行う立場のスタッフには大きな負担となっていました。

 

また、海外出張や海外支部などが多い企業においても、ファイルのタイムリーなやりとりは頭の痛い問題であったといえます。

グループウェアの画期的な点は、ネットワークへのアクセスさえあれば、オフィスにおらずともリアルタイムで会議で何が話し合われているのか、プロジェクトの進捗はどうか、など社内の動きを把握できることだといえます。

また、グループウェアでの名刺の一括管理や、営業記録の管理の機能などにより、社内に既にこれから営業をしようとしているターゲットに対してコネクションを持っている人材がいないかなどを確認してから営業に移ることが出来るようになるなどの収益やコストの面での利点もあり、社内でより横断的な営業戦略を練ることが可能となったといえます。

グループウェアを正しく有効に活用することで、

社内に既に存在している資産を更に活用していくことが可能となります。

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